Miula Business Review

前幾天有個正在創業的朋友跑來問 Miula，他的公司到底該不該開放 MSN 給員工使用呢 。身為老闆，他擔心的部份是開放即時通訊軟體，會不會讓員工整天聊天不務正業，導致工作效率下降。

而基本上，絕大多數的企業，對於 IM – Instant Messenger 即時通訊軟體 (包含了 MSN / ICQ / 雅虎即時通等)也都有同樣的憂慮。除非你是人性本善的狂熱信奉者，否則懷疑員工會偷懶摸魚似乎也是很正常的。

但是開放 MSN 等即時通訊軟體，真的會讓公司的工作效率下降嗎？

對於這個問題，Miula 給這個朋友的答案是 – 「你的公司如果有好的工作管理方式，開放 MSN 等通訊軟體是可以增加工作效率的。不過，如果你的公司沒有好的工作管理方式，MSN 當然會讓你的員工聊天的時間增加，降低工作效率。不過關掉 MSN 也不是根本的解決方法，因為關掉 MSN 後，你的員工還是會換一個方式去摸魚。」

怎麼說呢？

基本上，MBR 認為  MSN 等即時通訊軟體，只是個新型態的溝通工具。而工具本身，一向都是中性的。就跟菜刀可以拿來切菜，也可以拿來砍人一樣，工具本身到底會發生怎樣的效用，還是得看使用的人的動機。菜刀可以讓你切菜切得更快，卻也能讓你砍人時砍得更痛。

同樣的道理，搬到  MSN 上時，也是一樣。當員工本身具有認真工作的動力時，更多元更方便的溝通方式，對於工作效率是絕對有加分的。但是如果員工本身就沒有認真工作的想法時，MSN 就讓他們更容易找到上班聊天打混的方式。 

試想以下的例子 -

某甲跟某乙本週內同樣都要完成三個案子的規劃，並且預計要在週五下班前，向主管報告。某甲跟某乙的工作能力與工作難度都是差不多的，唯一的差別是，兩人主管的工作管理方式是不同的。

某甲知道，他的主管會很認真的看過他的案子，而如果案子本身很出色，主管一定會全力支持這些規劃，但是主管最重視的是事實的佐證與邏輯的推演，如果在這些地方有疏漏，一定會被主管嚴格的糾正。如果最後主管採用了這些案子，而且又有良好的績效，根據上次的經驗，主管在發獎金的時候是不手軟的…

但某乙的狀況不同。他知道他的主管根本不會認真看這些案子的內容，只是要跟上級交差而已。寫得好寫得壞根本沒有差別。而且，上次另一個同事，案子明明晚交了一個月，主管也沒有什麼特別的反應。而且，他上次一個很成功的案子，主管也沒有給他任何獎勵…

對於某甲跟某乙，如果都讓他們可以使用 MSN 的話，Miula 的推測是，MSN 對於某甲，將會是一個提升其效率的工具。但對於某乙，則有可能會降低其工作效率，至少不會提升某乙的工作較率。

為什麼呢？

因為某甲知道，在本週內，要完成這三個案子，對他來說，非常重要，可能關乎到他的升遷，獎金，會不會被主管看重，會不會被主管斥責等等。所以他的心中，是以完成工作為第一優先。但對於某乙，完成這三個案子對他似乎沒有什麼特別的好處，做不完好像也沒有特別的壞處，那他又何必努力呢？還是聊個天打個混好了。

就 Miula 自己的管理經驗，工作效率的提升，首要重點是在於怎麼有效的創造工作動機，其次是怎麼樣降低工作效率障礙，最後才是怎麼防止打混摸魚。而在大多數時候，只要第一點第二點作到了，第三點也不用特別去做了。

特別是台灣大多數的公司，都號稱是「責任制」的公司。責任制的精神是 – 「管理工作成果，不管理工作時間」。當一間公司能夠獎賞分明，懂得同時使用胡蘿蔔跟鞭子的時候，其實是不必擔心工作效率的問題的。可惜的是，對於責任制這種工作方式，大多數的台灣公司還是只得其名，不得其實就是了。

如果有正在閱讀本篇文章的老闆與主管們，MBR 給各位的問題是 – 你們在乎的，到底是員工有沒有產出好的工作成果，還是員工有沒有上班時間聊天呢？ 當二者要排出先後順序時，你們又會怎麼排呢？

通常，在每個主管心中，都有一把尺，很清楚知道某員工這樣的產出是好還是壞。如果員工都能夠產出讓你滿意的工作成果，你實在沒有理由需要禁止去 MSN。身為主管，你應該想的是，如何讓 MSN 對你的工作團隊的好處大過於壞處。

而如果你的工作團隊的工作成果讓你不滿，你認為禁止 MSN 能夠改變這一切嗎？別傻了，通常糟糕的工作成果，背後都有更重大的原因。

所以，真正的關鍵在於，一間公司內部到底有沒有好的工作管理制度，讓員工會想認真完成工作，而不是想摸魚。對於有好的工作管理制度的公司，員工自然而然會有強大的工作動力，MSN 會是個有效的工作輔助工具。而對於沒有良好工作管理制度的公司，就算禁止了 MSN，你的員工還是會跑到走道去聊天，在座位上偷看小說，以及，你絕對無法阻止的 – 對著電腦螢幕做白日夢。

有趣的是，在 Miula 的工作經驗中，待過最沒效率的公司，其實是對於 MSN 等 IM 軟體的管制最嚴格的那家公司，很諷刺吧？

相反的，Google 也好，微軟也好，Yahoo 也好，全部都是開放 IM 的公司，應該沒有人敢說這幾間公司的人的工作效率不好吧？

所以囉，「開放 MSN 是否會讓工作效率下降？」，這其實是個錯誤的問題。

對的問題，其實是「怎樣才能讓我的員工，願意全心全力工作？」。

各位老闆或主管們，你問對了問題嗎？

—

PS. 當然，工作場合開放 IM 與否，除了工作效率問題以外，另外還有資訊安全議題以及溝通時機議題，不過受限於篇幅，本文內容並不涵蓋以上問題，未來如果有機會，再跟各位讀者一起探討這些問題。

miula Internet 觀察, 企管新話題 Bookmark on Delicious

---